Рассказываем, как автоматизированная система управления многоквартирными домами экономит время и силы организаций жилищно-коммунальной сферы
Район новостроек в Екатеринбурге
Работу в сложной и довольно неповоротливой отрасли ЖКХ реально упростить и ускорить. Значительная часть процессов автоматизируется с помощью цифровых сервисов, среди которых есть продукты российских IT-разработчиков. Например, закон позволяет составлять реестры собственников квартир не только вручную, но и онлайн. Через интернет также можно проводить общие собрания собственников (ОСС) жилья.
Такая цифровизация позволяет сэкономить множество ресурсов управляющим компаниям (УК) и государственным жилищным инспекциям, каждая из которых тратит много времени на заполнение обязательных документов. Прорывные IT-решения для этих структур создали авторы платформы ReestrDoma.ru («Реестр дома»). Это сервис из нескольких модулей, каждый из которых решает конкретный набор рутинных задач по управлению и контролю действий в многоквартирном доме. Такой функционал делает всю сферу ЖКХ более понятной и прозрачной.
Разбираемся, на что способен ReestrDoma.ru и почему департамент государственного жилищного и строительного надзора Свердловской области вместе с сотнями УК и ТСЖ по всей стране выбрали эту платформу для каждодневной работы.
Как провести собрание собственников по правилам
Чтобы решить, какая управляющая компания будет обслуживать дом, как потратить деньги, собранные на капремонт, и другие общие вопросы, жители многоквартирных домов устраивают собрания. Такие мероприятия называют ОСС: по их итогам УК либо товарищества собственников жилья (ТСЖ) составляют протокол, к которому прикладывают полный реестр собственников.
Этот документ должен сопровождать протокол каждого собрания согласно приказу Минстроя. Недостаточно собрать кворум и переписать всех присутствующих: вместе с ними в реестре должны фигурировать 100% собственников помещений в доме. Сделать реестр полным и корректным — нетривиальная задача. Документ содержит сведения о каждом помещении, информацию о владельце каждой квартиры и доли, площади всех помещений и сведения из правоустанавливающих документов.
Ценность голоса зависит от площади: чем больше квадратных метров в собственности человека, тем больше у него влияния на итоговый результат. Реестр также позволяет определить, имел ли участник собрания право голосовать. К примеру, на собрание мог прийти арендатор квартиры — его голос учитывать нельзя.
Видео: Предоставлено ReestrDoma.ru
Получить данные по каждой квартире «вручную» представители ТСЖ или управляющей компании могут двумя способами. Наиболее трудоемкий — личный обход всех квартир и запрос информации у собственников. Нередко получить полные данные таким способом не получается: кого-то все время нет дома, кто-то боится открывать дверь, а где-то вместо владельцев живут родственники или арендаторы. Некоторые владельцы способны забыть точные данные и одной ошибкой по невнимательности сделать целый реестр неточным. Кроме того, число квартир во многих домах исчисляется сотнями, из-за чего составить реестр реально разве что за несколько месяцев.
Второй способ — сделать запрос в Росреестр и получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). С 1 марта 2023 года такие выписки не содержат имена и фамилии собственников, поэтому часть данных придется добывать вручную. Запрос в Росреестр создается по каждой квартире отдельно, из-за чего УК вынуждена оплачивать каждую выписку. При цене документа в ₽350 получение справок на условную сотню квартир обойдется управляющей компании в ₽35 тыс.
Что можно упростить
Российская IT-платформа ReestrDoma.ru позволяет оптимизировать время на сбор данных о квартирах и их владельцах. Представителям ТСЖ или УК достаточно заказать реестр в онлайн-формате, чтобы оперативно получить наиболее полную и актуальную информацию по каждой квартире. В документе будет прописано, какая у жилья площадь и сколько человек им владеет, какая у кого доля и сколько голосов у каждого на собрании, а также номера правоустанавливающих документов.
Важно, что в России действует запрет на продажу выписок из ЕГРН кем-либо кроме Росреестра. С 9 мая 2023 года за предоставление таких документов или создание клонов сайта Росреестра предусмотрены штрафы до ₽600 тыс. Чтобы полностью соблюсти требования закона, ReestrDoma.ru отправляет пользователям не выписки, а отчеты о недвижимости. Это другой тип документа, который во многом дублирует выписки по сути, но отличается дополнительными деталями — к примеру, в таких отчетах указаны географические координаты. Но главное: это полностью легальный аналог выписок, который при «пакетном» заказе можно получить даже дешевле.
Причина в том, что Росреестр предоставляет скидки для тех, кто заказывает сразу много таких отчетов. Работающий с сотнями заказчиков ReestrDoma.ru регулярно заказывает большие объемы документов, поэтому имеет доступ к наиболее низким «оптовым» тарифам. Управляющие компании, которым нужны тысячи или десятки тысяч отчетов о недвижимости также могут заказать их у Росреестра по низким тарифам — но для тех, кому не нужны подобные масштабы, действуют обычные расценки.
Впрочем, главное здесь — не цена, а трудоемкость самого процесса. При индивидуальных запросах УК и ТСЖ приходится искать кадастровый номер помещения, вносить его на сайт, ждать готовности выписки, а затем копировать информацию — и так по всем квартирам, чтобы затем свести все в единую базу. IT-составляющая ReestrDoma.ru берет эту рутину на себя, освобождая человека от необходимости вбивать номер каждого объекта по отдельности, а затем еще сортировать полученные документы и вручную формировать реестр на сотни пунктов.
Лилия Карпухина, первый заместитель директора департамента государственного жилищного и строительного надзора (жилинспекции) Свердловской области:
— С помощью системы ReestrDoma.ru мы автоматически получаем данные из ЕГРН о собственниках и помещениях — и также автоматически сравниваем информацию в документах ОСС со сведениями в государственном реестре недвижимости. Ранее мы решали аналогичные задачи через ручной запрос выписок из ЕГРН. Автоматизация упростила процесс: экономия рабочего времени при подсчете кворума по одному протоколу ОСС составляет 30-40 мин. Учитывая, что за первые 4 месяца 2023 года мы рассмотрели протоколы в отношении более 700 домов, а в 2022 году — более 2 тыс, экономия рабочего времени очевидна.
К тому же, после начала работы в системе мы чаще выявляем факты несоответствия собственников, принимавших участие в голосовании, что минимизирует ошибки при подсчете кворума. В отдельных случаях полученные с помощью системы сведения о собственниках привели к отказу во внесении изменений в реестр лицензий.
Чем полезны дополнительные модули
В больших многоквартирных домах сделки с недвижимостью происходят постоянно. Собственники меняют, продают и дарят свое имущество, из-за чего данные в реестре необходимо вовремя обновлять. Закон обязывает управляющие компании и ТСЖ не только составлять реестры, но и поддерживать их актуальность. Сделать этот процесс автоматическим позволяет модуль «Актуализация данных», также доступный в сервисе ReestrDoma.ru.
Услуга подключается на год, в течение которого специальный алгоритм проверяет, не изменились ли собственники квартир. В результате УК регулярно получают данные о том, произошли ли изменения — и если да, то с какой именно квартирой.
Упростить организацию ОСС помогает другой модуль — «Проведение собраний». Он позволяет подготовиться к встрече с жильцами со всех сторон: заранее составить вопросы, получить инфраструктуру для быстрого заполнения бланков с результатами голосования, автоматизировать формирование итоговых протоколов и соблюсти обязательные по закону сроки. Секретарю собрания остается только распечатать сформированный ReestrDoma.ru документ и передать его на подпись.
Александр Ромащенко, руководитель компании ReestrDoma.ru:
— Провести общее собрание в доме — это эмоционально и физически тяжело. Мы знаем об этом из первых рук, потому что сами устраивали такие мероприятия. Теперь мы помогаем организаторам пройти весь процесс пошагово от начала до конца и без ошибок. Услуга бесплатна для тех, кто хочет провести одно собрание. А если требуется устроить больше, можно подключить платный тариф: он быстро окупится за счет того, что управляющим компаниям и ТСЖ не придется тратить время, силы и деньги на ручное заполнение документов, а также на повторное проведение собрания и составление нового протокола.
Наконец, в каждом регионе России работает государственная жилищная инспекция, в обязанности которой входит надзор за порядком в сфере ЖКХ в регионе. В эту структуру направляют все протоколы из УК. Инспекция проверяет, верно ли составлен документ и подсчитаны голоса. При этом даже на уровне жилинспекции работа с реестрами вручную создает сложности.
«Госорганы сталкиваются с несколькими глобальными проблемами при проверке результатов собраний, — объяснил основатель ReestrDoma.ru Александр Ромащенко. — Во-первых, запросы делаются на каждую отдельную квартиру. Если в доме 300 квартир, то нужно каждую найти по адресу или кадастровому номеру и запросить данные о ее владельцах через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Во-вторых, дождавшись ответов, инспекторам необходимо объединить их в одном документе — а затем сравнить сведения из СМЭВ с присланным протоколом. Это долгая и кропотливая работа, которую лучше доверить цифровым инструментам».
Разработанное специально для жилинспекций IT-решение от ReestrDoma.ru позволяет сотруднику просто указать адрес здания в системе. Выписки на все квартиры составляются автоматически и собираются в сводный реестр: единая таблица позволяет быстро перенести голоса владельцев и проверить корректность голосования. Например, набран ли кворум и точно ли в собрании принимали участие те люди, кто имел на это право.
Решение также выделяет потенциально «несоответствующих» требованиям собственников. Если в списке есть несовершеннолетний владелец квартиры, инспектор вовремя это увидит и проверит, кто участвовал в голосовании от его имени. Этим функционалом уже пользуются в Свердловской области. ReestrDoma.ru выиграла тендер и предоставила жилищной инспекции готовое цифровое решение в январе 2023 года.
«Служба технической поддержки сервиса быстро реагирует на все замечания и предложения, — оценила эффективность российского IT-продукта Лилия Карпухина из регионального департамента государственного жилищного и строительного надзора. — Разработчики системы учитывают конкретные нужды департамента. Некоторые функции модернизировали в кратчайшие сроки, чтобы решение соответствовало нашим потребностям».
Система будет полезна не только жилищным инспекциям, но и другим организациям: муниципалитетам, фондам капитального ремонта, ресурсоснабжающим компаниям, перечислили в ReestrDoma.ru. По словам основателя компании Александра Ромащенко, внедрение готового решения занимает от пяти рабочих дней.
Что еще умеет ReestrDoma.ru
Продвинутая платформа ReestrDoma.ru состоит из дополнительных модулей, которые решают трудоемкие и рутинные задачи. Например, сервис «Автоматизированные ответы в соцзащиту» помогает управляющей компании вовремя реагировать на запросы социальных служб.
До 2022 года заявители на пособия по ЖКХ должны были самостоятельно собирать справки, о том, что у них нет долгов по коммунальным платежам. Эти документы они предоставляли в органы соцзащиты. Сегодня госструктуры запрашивают информацию о долгах у управляющих компаний через государственную информационную систему ГИС ЖКХ без участия жильцов. Если организация большая и обслуживает множество домов, ей приходится регулярно обрабатывать сотни, а порой и тысячи таких обращений. Монотонная работа занимает время, а несвоевременный ответ приводит к штрафу.
Видео: Предоставлено ReestrDoma.ru
Решение от ReestrDoma.ru каждое утро автоматически проверяет, по каким квартирам есть запросы и сверяет данные о наличии долга. Если его нет, программа отправляет в соцзащиту соответствующую отбивку, если есть — добавляет информацию о должнике и данные судебного решения.
ReestrDoma.ru в цифрах